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PRIVACY POLICY 個人情報保護方針

個人情報保護に関する基本方針

当社は、当社がビルメンテナンス業務等で使用する依頼者･取引関係者等の個人情報について、個人情報保護に関する法令及びその他の規範を遵守し、かつ国際的な動向にも配慮して自主的なルール及び体制を確立し、以下のとおり個人情報保護方針を定め、国民の権利擁護に寄与するため、これを実行し維持することを宣言いたします。

  • 1. 当社役職員、その他関係者に個人情報の重要性を周知徹底させ、継続的に教育･監督・見直しを実施します。
  • 2. 個人情報を不正な方法により入手しません。
  • 3. 当社は、業務遂行のために必要な範囲内で利用目的を明確に定め、適切に個人情報の取得、利用及び提供を行います。取得した個人情報は収集目的の範囲内で、担当者のみが、業務上必要な範囲においてのみ利用し、目的外利用を行わないための処置を講じます。
  • 4. 当社は、個人情報を正確かつ最新の状態に保つとともに、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えい等の防止及び是正・予防に努めます。
  • 5. 当社は、ご依頼者からの個人情報に関するお問い合わせ、苦情、開示等のご請求に誠実かつ迅速に対応します。
  • 6. 当社は、個人情報をご依頼者に明示した利用目的の範囲内で取り扱います。また、当社はご依頼者からご提供いただいた個人情報を、ご依頼者の同意がある場合または正当な理由がある場合を除き、第三者に開示または提供しません。
  • 7. 当社は、個人情報保護法および関連するその他の法令、国が定める指針その他規範を遵守します。
  • 8. 当社は『個人情報保護マネジメントシステム（以下、当社規程）』を構築し着実に実施し、維持するとともに、継続的な改善に努めます。
  • 9. ご依頼者またはご相談者等以外への相談･依頼等の内容については口外しません。
  • 10. ご相談者・ご依頼者等への連絡は、原則として指定された連絡先以外には致しません。
  • 11. ご相談･ご依頼等により受け取った帳票･記録の保管管理ならびに廃棄処分については、責任をもって行います。

制定日　2012年 3月 1日
改定日　2024年 4月 1日
株式会社　Assist
〒703-8225　岡山県岡山市神下524
代表取締役社長　井上　芳浩

個人情報の取り扱いについて

当社は、お客様・お取引先様・株主の皆様・従業員の方々の個人情報について、「個人情報保護に関する基本方針」に従い適正な管理を行うとともに、個人情報の保護に努めます。
具体的には、以下の内容に従って個人情報の取り扱いを行います。

  • 1) 提供するサービスの概要

    ビルメンテナンス業務

  • 2) 取得する個人情報とその取得方法

    当社が取得する個人情報（以下、A）とその取得方法（以下、B）は、以下の通りです。
    • A. 取得する個人情報
      ア. 顧客情報（会社名、部署名、氏名、住所、電話番号、メールアドレスなど） イ. 従業者情報（氏名、年齢、住所、電話番号、職歴、家族構成など） ウ. 従業者などの個人番号
    • B. 取得方法
      ア. 直接本人より書面にて取得 イ. 直接本人より書面にて取得 ウ. 本人確認のもと、直接本人もしくは代理人より取得

  • 3) 個人情報の利用目的

    当社は、個人情報を次の利用目的の範囲内で利用することを、個人情報の保護に関する法律（個人情報保護法）第21条第1項及びJIS Q 15001:2017に基づき公表します。
    なお、予め明示・公表した利用目的の範囲を超えて、ご依頼者等の個人情報を利用する必要が生じた場合は、ご依頼者等にその旨をご連絡し、ご依頼者等の同意をいただいた上で利用します。

    • A. 顧客情報
      ア. ビルメンテナンス業務におけるサービスの問合せ等。
    • B. 従業者情報
      ア. 人事労務管理（人事評価、配置（出向、転籍を含む）、研修、採用、を含む） イ. 賃金管理（給与・一時金の決定、退職金の支払い、を含む） ウ. 健康管理（健康診断、保健指導、を含む） エ. 福利厚生業務（財形貯蓄、当社製品割引斡旋、を含む） オ. セキュリティ管理（防犯、防災、労働安全衛生を含む） カ. 業務管理（業務の連絡、各種報告書作成、グループウェアなどへの掲示、を含む）
    • C. 従業者の個人番号
      ア. 年金の資格取得･確認、給付を受ける際に利用。 イ. 雇用保険等の資格取得・確認、給付を受ける際に利用。ハローワーク等の事務等に利用。 ウ. 医療保険等の保険料徴収等の医療保険者における手続、福祉分野の給付、生活保護の実施等、低所得者対策の事務等に利用。 エ. 国民が税務当局に提出する確定申告書、届出書、調書等に記載。当局の内部事務等に利用。 オ. 上記の他、社会保障、地方税、防災に関する事務その他これらに類する事務であって地方公共団体が条例で定める事務に利用。
    • D. 採用選考において取得する個人情報
      ア. 採用選考及び応募者への連絡に利用。
    • E. 防犯カメラの撮影情報
      ア. 防犯のため利用。

共同利用について

当社は、上記の利用目的の範囲でお客様の氏名、会社名、住所等の必要な項目を共同利用させていただくことがあります。この場合、当該個人情報の取り扱いについては、弊社が責任をもって適切に管理いたします。
なお、共同利用させていただく場合には、必要な個人情報の項目、利用範囲、利用目的、管理に責任を有する者をあらかじめ明示いたします。

安全管理措置について

当社は、お客さまの個人情報を取り扱う管理責任者を置き、関連法令に従い、適切に社内管理をします。また、個人情報に関して想定し得るリスクに対して、以下のとおり、適切な安全管理措置を講じます。

  • 1) 基本方針の策定
    個人データの適正な取扱いの確保のため、「関係法令・ガイドライン等の遵守」、「苦情相談窓口」等についての基本方針を策定。
  • 2) 個人データの取扱いに係る規律の整備
    個人データの取得、利用、保存等を行う場合の基本的な取扱方法を整備。
  • 3) 組織的安全管理措置
    整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認。従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備。
  • 4) 人的安全管理措置
    個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施。
  • 5) 物理的安全管理措置
    個人データを取扱う区域において、入退室管理及び持ち込む機器等の制限を行い、権限を有しない者による閲覧防止措置を実施。
  • 6) 技術的安全管理措置
    個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止。
  • 7) 外的環境の把握
    個人データを保管している外国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施。

個人情報の提供

当社は、次の場合を除き、ご依頼者の個人情報を第三者に開示または提供しません。

  • 1) ご依頼者の同意がある場合
  • 2) 法令に基づく場合
  • 3) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご依頼者の同意を取ることが困難な場合
  • 4) 利用目的の達成に必要な範囲で、個人情報の取り扱いを委託する場合
  • 5) 合併、会社分割、営業譲渡その他の事由によって事業の承継が行われる場合

個人情報（保有個人データ・第三者提供記録）の開示等

当社は、保有個人データの利用目的の通知、開示、訂正等もしくは利用停止等または第三者提供記録の開示について、次の事項をご対応させていただいておりますので、ご請求がございましたら弊社、苦情相談窓口までお問合せ下さい。

  • 1) 利用目的の通知の請求
  • 2) 開示の請求
  • 3) 内容の訂正の請求
  • 4) 追加又は削除の請求
  • 5) 利用の停止の請求
  • 6) 削除及び第三者への提供の停止の請求

（本人確認のための書類）
本人又は代理人であること、運転免許証、被保険者証、生年月日、住所、電話番号などにより照合し確認する。なお、開示等を請求等ができる代理人は、以下の通りとする。
・未成年者又は成年被後見人の法廷代理人
・開示等の請求等をすることにつき、本人が委任した代理人

（開示等の求めの手数料及びその徴収方法）
本人からの開示等の請求等に応じる場合に以下の手数料を徴収します。
・手数料： ￥０
・徴収方法：――――――

個人情報に関するお問合せ

ご依頼者ご自身の個人情報について、また個人情報保護方針全般に関するお問い合わせなどがございましたら、弊社、苦情相談窓口までお問合せ下さい。

【苦情相談窓口】
株式会社Assist 個人情報保護管理者：井上　裕章　（担当者：井上　裕章）
〒703-8225　岡山県岡山市神下524
電話：086-805-1020　
URL：https://a-ssi-st.com/